Geolocalizzazione satellitare e privacy

Quando si parla di geolocalizzazione satellitare e privacy si fa riferimento all’installazione di apparecchiature di localizzazione satellitare GPS sulle auto aziendali utilizzate dai dipendenti per lo svolgimento dell’attività lavorativa, che per il datore di lavoro producono senza dubbio alcuni vantaggi immediati: si pensi semplicemente alla possibilità di aggiungere in tempo reale un punto d’interesse al percorso svolto dal proprio collaboratore, per venire incontro alle esigenze di un cliente o per ottimizzare l’attività svolta.

In aggiunta ai vantaggi, che possono consistere in un aumento della produttività e un miglioramento dell’organizzazione dell’attività lavorativa, si tenga presente che l’installazione di apparecchiature di localizzazione satellitare GPS può permettere di rilevare la posizione dei lavoratori che svolgono la propria attività in luoghi isolati e/o pericolosi (capannoni, zone montuose o impervie etc.) e quindi garantire un intervento tempestivo dei soccorsi in caso di pericolo, con miglioramento della sicurezza dei lavoratori.

Il GPS è uno strumento che permette di rilevare la posizione geografica del veicolo sul quale è installato e, grazie all’utilizzo di software dedicati, gestire la flotta aziendale permettendo anche di elaborare rapporti di guida allo scopo di commisurare il tempo di lavoro e la retribuzione dovuta, oppure per la gestione dei costi relativi al consumo di carburante, ai tempi di consegna e ai percorsi effettuati.

GPS e privacy: approfondimento sulla normativa

La normativa sulla privacy e lo Statuto dei Lavoratori consentono alle aziende di installare un sistema di geolocalizzazione satellitare (GPS) adottando alcuni accorgimenti fondamentali.

Effizient si occupa di gestire gli adempimenti normativi collegati all’installazione di un sistema di geolocalizzazione satellitare: noi infatti NON ci occupiamo dell’installazione dell’hardware e del software, non forniamo i GPS o altri strumenti, ma vi aiutiamo a gestire i dati trattati tramite il GPS nel rispetto della normativa.

Innanzitutto è necessario valutare quali sono le finalità che hanno portato l’azienda alla decisione di installare il sistema di geolocalizzazione satellitare (GPS) e, a seguito di tale valutazione, effettuare un bilanciamento d’interessi tra gli interessi dell’azienda e quelli dei dipendenti che, potenzialmente, possono essere oggetto di controllo a distanza.

Oltre a ciò è doveroso trattare unicamente i dati pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità individuate: il controllo continuativo del veicolo non rientra in tali finalità, perché ulteriore rispetto alle esigenze logistiche, organizzative e/o di computazione dei costi.

Lo Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970) pone il divieto di controllo a distanza dell’attività lavorativa, pertanto, per poter installare un sistema di geolocalizzazione satellitare (GPS) è necessario stipulare un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali o unitarie (RSA o RSU) o, in caso di loro assenza o di mancato raggiungimento dell’accordo, richiedere l’autorizzazione all’installazione alla Direzione Provinciale del Lavoro.

È importante esaminare le caratteristiche del software di gestione del sistema di geolocalizzazione satellitare (GPS), analizzando le tipologie di dati che possono essere raccolti, le modalità ed i tempi di conservazione degli stessi, la procedura adottata per l’accesso al software e la gestione della flotta, al fine di verificare che siano conformi alle previsioni dello Statuto dei Lavoratori e del Provvedimento in materia di sistemi di localizzazione dei veicoli nell’ambito del rapporto di lavoro del 4 ottobre 2011.

Un punto fondamentale riguarda l’informativa: i lavoratori devono sempre essere informati che il veicolo è soggetto a localizzazione.

Devono essere rese disponibili:

• Una vetrofania all’interno del veicolo, recante la dicitura “Veicolo sottoposto a localizzazione”, contenente le informazioni fondamentali
• Un’informativa estesa, contenente tutte le informazioni relative al sistema di geolocalizzazione adottato.

È necessario inoltre designare per iscritto tutti i soggetti che, a diverso titolo (Incaricati o responsabili del trattamento), potranno accedere al software di geolocalizzazione (personale incaricato della gestione della logistica e/o del magazzino, della gestione delle risorse umane, della manutenzione del parco veicoli etc.)

Allo stesso modo devono essere designate anche la società o le società che forniscono il servizio di localizzazione e che gestiscono l’assistenza tecnica in caso di malfunzionamenti del sistema.

L’attività di geolocalizzazione satellitare dev’essere sottoposta alla Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (PIA): per le caratteristiche intrinseche del trattamento è necessario effettuare un’analisi approfondita dello stesso, andando ad individuare i possibili rischi e le misure di sicurezza da adottare a protezione degli interessati.

Qualora il sistema di geolocalizzazione satellitare (GPS) non rispetti queste regole, previste dal Provvedimento sui sistemi di localizzazione dei veicoli nell’ambito del rapporto di lavoro del 4 ottobre 2001 del Garante privacy e dall’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori (L. 300/1970), in caso di controllo, l’azienda potrebbe essere sanzionata per la violazione della normativa.

Perché è utile la nostra consulenza?

• Per non incorrere nelle pesanti sanzioni previste dalla normativa
• Per allineare alla normativa esistente il sistema di geolocalizzazione
• Per tutelare l’investimento effettuato e rendere più competitiva e produttiva la tua struttura.

In cosa consiste la nostra consulenza?

• Adeguamento del sistema di geolocalizzazione satellitare (GPS):
  • Individuazione delle finalità del sistema
  • Verifica del software di gestione del sistema di geolocalizzazione satellitare (tipologie di dati che possono essere raccolti, le modalità ed i tempi di conservazione degli stessi, la procedura adottata per l’accesso al software e la gestione della flotta etc.)
  • Individuazione delle misure di sicurezza necessarie a salvaguardare i dati di localizzazione memorizzati dal software
• Supporto nella stipula dell’accordo con le rappresentanze sindacali unitarie (RSU) o aziendali (RSA) o in alternativa, in caso di mancato accordo o loro assenza
• Supporto nella richiesta di autorizzazione all’installazione del sistema di geolocalizzazione satellitare da presentare alla Direzione Provinciale del Lavoro;
• Individuazione dei soggetti che potranno accedere ai dati di localizzazione e loro nomina formale
• Individuazione della/delle società fornitrici degli strumenti di localizzazione e loro nomina formale
• Predisposizione delle informative (vetrofanie per i veicoli ed informative estese per i lavoratori)
• Notificazione al Garante Privacy dei trattamenti di localizzazione
• Eventuale richiesta di verifica preliminare
• Formazione privacy specifica sulla geolocalizzazione per gli incaricati
• Attività di audit periodico per la verifica della corretta gestione dei modelli adottati e per l’adeguamento del modello organizzativo in caso di modifiche tecniche od organizzative.

Hai qualche dubbio o hai bisogno di un chiarimento? Compila il form e richiedi una consulenza, oppure prova a fare il test di autovalutazione per scoprire se la tua struttura è in linea con la normativa vigente!