Regolamento aziendale interno e policy aziendali

Regolamento automezzi aziendali

L’esigenza di possedere un regolamento per la gestione degli automezzi aziendali nasce dal fatto che non tutti i lavori richiedono la presenza costante in ufficio: tantissimi lavori richiedono interventi diretti sui clienti ed alcuni incarichi prevedono che il dipendente non sia mai in ufficio, se non per attività organizzative (si pensi ai manutentori o a chi effettua trasporti o fornisce servizi di logistica).

In tutti questi casi, ma anche più semplicemente se il collaboratore è un consulente o un commerciale che si reca dai clienti per fornire o proporre i servizi aziendali, la struttura dovrà avere un parco automezzi che garantisca lo svolgimento delle mansioni affidate.

Gli automezzi, che siano di proprietà o in leasing, così come la loro manutenzione, hanno dei costi molto elevati, fissi e variabili (bollo, assicurazione, revisione, benzina, pedaggi, parcheggi etc.): è fondamentale che questo investimento venga protetto e preservato.

Come farlo? Prevedendo delle regole per l’utilizzo degli automezzi aziendali, regole che permettano di organizzare ed ottimizzare al massimo il loro impiego e che siano conosciute e applicate dai dipendenti e collaboratori che utilizzeranno i suddetti mezzi.

Il modo migliore per rendere conoscibili e applicabili le regole adottate è mediante l’adozione di un regolamento sulle auto aziendali, che tocchi punti specifici, tra i quali rientrano:

• Ripartizione delle attribuzioni tra responsabile del parco automezzi (o Direzione) e dipendenti
• Individuazione delle attività di manutenzione ordinaria e straordinaria e ripartizione delle stesse tra responsabile del parco automezzi e dipendenti
• Individuazione delle tipologie di automezzi e di assegnazioni possibili, con loro disciplina (ad uso esclusivamente aziendale, ad uso promiscuo, in fringe benefit etc.)
• Eventuale possibilità di utilizzo dell’automezzo anche da parte di familiari o conviventi del dipendente
• Procedura prevista per il pagamento delle spese sostenute (benzina, parcheggi, pedaggi autostradali etc.)
• Procedura da seguire in caso di sinistro
• Elencazione delle regole da seguire alla guida.

Regolamento sull’uso dello smartphone aziendale e altri strumenti informatici

Il regolamento sull’uso dello smartphone aziendale e di altri strumenti informatici è correlato al concetto di lavoro, il quale sempre più si identifica con la possibilità di svolgere le proprie mansioni in qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento, non più strettamente collegato all’orario di lavoro standard.

Tutto ciò è stato reso possibile dall’evoluzione tecnologica, che ci permette di essere sempre connessi all’azienda pur non essendovi fisicamente: tablet, smartphone e notebook permettono ai nostri collaboratori di lavorare comodamente in trasferta o da casa, oppure di accedere all’e-mail dallo smartphone anche al di fuori dell’orario lavorativo.

I vantaggi sono notevoli: rimanere sempre connessi e permettere un intervento tempestivo per risolvere i problemi del cliente, fidelizzandolo giorno dopo giorno, garantendo la continuità dei flussi aziendali.

Per permettere tutto ciò è necessario per l’azienda dotarsi di alcuni strumenti mobili, come il notebook, il tablet, gli smartphone, ma anche le e-mail personali aziendali o altri strumenti come penne USB, fotocamere etc.

Questi strumenti hanno dei costi elevati: la loro corretta manutenzione e la cura nell’usarli ne garantisce una vita più lunga ed un funzionamento migliore. È quindi fondamentale prevedere delle regole per l’uso dello smartphone aziendale e per la gestione di dispositivi informatici, regole che devono essere conosciute e applicate dai dipendenti.

La nostra proposta è quella di riunire tutte le regole in un unico contenitore, un regolamento che disciplini l’utilizzo delle risorse informatiche e telefoniche, fisse e mobili aziendali e che regoli, tra gli altri, i seguenti punti:

• Ripartizione delle attribuzioni tra responsabile delle risorse informatiche e utilizzatore dello strumento
• Individuazione delle tipologie di strumenti aziendali disponibili (stampanti, fax, telefoni fissi, postazioni fisse e mobili, smartphone, tablet, notebook, fotocamere, stick USB etc.) e loro disciplina (utilizzo solo aziendale, utilizzo promiscuo, in fringe benefit etc.)
• Possibilità di usare i propri strumenti personali (smartphone, tablet, notebook, fotocamere e stick USB etc.) per lo svolgimento dell’attività lavorativa, BYOD – Bring Your Own Device, con individuazione delle misure di sicurezza da adottare a protezione dei dati aziendali conservati sui dispositivi personali
• Previsione della possibilità di installare sui dispositivi mobili aziendali software MDM – Mobile Device Management, per permettere il controllo centralizzato dei dispositivi e l’adozione delle misure di sicurezza obbligatorie, nel rispetto delle previsioni dello Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970), che vietano il controllo a distanza del lavoratore
• Procedura da seguire in caso di furto o smarrimento dei dispositivi assegnati.

Social media policy

Oggi i social media sono il primo biglietto da visita e il principale strumento pubblicitario delle aziende: è difficilissimo infatti trovare realtà che non hanno almeno una pagina su Google MyBusiness, un profilo Facebook oppure Instagram; si aggiungono poi le strutture che hanno anche un profilo WhatsApp, un canale YouTube, un profilo LinkedIn aziendale e molti altri social media per comunicare con i propri clienti.

La comunicazione all’interno di un’azienda riveste un ruolo fondamentale ed è importantissimo che questa segua alla perfezione l’immagine aziendale: se è vero che è difficile ed impegnativo costruirsi un’immagine solida, è altrettanto vero che si rischia di rovinarla in pochissime mosse, a volte basta anche solo un post sbagliato!

È essenziale allora dotarsi di una social media policy efficace, che indichi con chiarezza ai dipendenti come devono gestire i social aziendali e qual è l’immagine (Brand Identity) che l’azienda vuole trasmettere, in modo uniforme, all’esterno.

Noi possiamo aiutarvi in questo!

La social media policy elaborata con il nostro supporto ti permetterà, tra le altre cose, di fornire indicazioni circa:

• Il corretto utilizzo degli account
• Le politiche da seguire
• Le modalità di gestione di ciascun social media utilizzato
• La gestione di segnalazioni, reclami e le modalità di esercizio dei diritti degli interessati
• La gestione dei casi di furto delle credenziali o dell’account
• La gestione delle immagini pubblicate
• Le collaborazioni con soggetti terzi
• Le misure di sicurezza da adottare
• La moderazione dei social media e i tempi di risposta alle interazioni
• Le problematiche privacy legate all’acquisizione di contatti tramite campagne social
• Le conseguenze in caso di utilizzo improprio dei social media aziendali
• La gestione del social a seguito della cessazione del rapporto lavorativo

Altri regolamenti interni aziendali

Con il nostro supporto è inoltre possibile creare ulteriori regolamenti interni aziendali, relativi ad esempio alla gestione del personale, che ricomprendono le regole da rispettare nella richiesta di ferie o permessi, nella gestione e documentazione delle malattie, nello svolgimento delle pause e nel rispetto dell’orario di lavoro, nell’utilizzo dei buoni pasto etc.

È in aggiunta possibile elaborare un regolamento relativo al dress code da tenere in azienda e negli eventi pubblici, così come una travel policy che preveda tutte le regole da seguire per organizzare una trasferta aziendale.

Sulla base delle tue esigenze, Effizient può affiancarti nella creazione ed implementazione di regolamenti aziendali specifici.

Perché è utile la nostra consulenza?

• Affinché il regolamento contenga davvero tutte le regole necessarie a responsabilizzare la struttura a tutti i livelli
• Per alleggerire il carico di lavoro dei tuoi collaboratori, che interverranno unicamente nella fase iniziale e finale della procedura, potendo in questo modo dedicare tutte le loro attenzioni alle mansioni istituzionali
• Perché un regolamento, presente, reso pubblico e ben strutturato, permette di adottare dei provvedimenti disciplinari in caso di mancato rispetto dello stesso.

In cosa consiste la nostra consulenza?

• Analisi della tua struttura e raccolta delle informazioni necessarie a creare il regolamento aziendale
• Creazione del regolamento aziendale, condivisione della bozza e approvazione definitiva
• Elaborazione della documentazione attuativa del regolamento (moduli di assegnazione degli strumenti aziendali, designazione formale del responsabile, eventuali documenti informativi etc.)
• Formazione e spiegazione ai collaboratori e dipendenti specifica delle regole adottate
• Supporto nel tempo per la verifica della corretta gestione dei modelli adottati e per l’adeguamento del modello organizzativo in caso di modifiche successive.

Hai qualche dubbio o hai bisogno di un chiarimento? Compila il form e richiedi una consulenza, oppure prova a fare il test di autovalutazione per scoprire se la tua struttura è in linea con la normativa vigente!